Le déménagement des locaux d'une entreprise peut être source de difficultés logistiques. Il est important de maintenir la productivité et d'éviter tout temps perdu pendant ce processus, mais cela peut s'avérer compliqué. Pour un déménagement bien planifié et organisé, consultez ce guide.
Quelles sont les raisons d’un déménagement d’entreprise ?
Un déménagement d'entreprise peut être motivé par de nombreux facteurs. La situation économique et le développement de l'entreprise peuvent en constituer l'initiateur. Une entreprise qui investit et développe son activité peut se trouver dans une situation où les locaux actuels ne lui suffisent plus pour poursuivre sa croissance. Un déménagement peut également être motivé par un contexte géographique et politique particulier. Un changement fiscal peut pousser une entreprise à relocaliser à des fins fiscales, par exemple. La sécurité peut aussi être un facteur déterminant, notamment lorsque la nature de l'activité de l'entreprise l'exige.
Comment bien anticiper un déménagement d'entreprise ?
Tout d'abord, pour réussir son déménagement, il faut bien évidemment s'armer de patience, car organiser un déménagement de bureaux n'est pas une tâche facile. Quel que soit le nombre de collaborateurs rattachés à l'entreprise, le processus peut s'avérer long et compliqué.
Pour anticiper le déménagement, il est indispensable de bien définir l'objectif et d'en faire part à l'ensemble du personnel. L'anticiper à l'avance permet de sécuriser le processus et de pouvoir prendre le temps de réaliser les opérations qui lui sont liées.
La planification du déménagement d'entreprise
Établir un plan détaillé
Pour s'assurer que le déménagement de son entreprise se déroule aussi sans encombres que possible, ly est important de prioriser et de planifier au mieux. Le meilleur moyen d'y parvenir est d'établir un plan détaillé incluant toutes les mesures à prendre. Ce plan comprendrait alors le coût financier total, ainsi que le temps et la force de travail nécessaires pour assurer le déménagement avec succès.
Comparer les devis de déménagement
De nombreuses entreprises se spécialisent dans le déménagement d'entreprise, et il est important de comparer les devis des différentes entreprises pour trouver la meilleure solution. Il est donc utile d’examiner à la fois le coût et les services offerts par chaque entreprise spécialisée afin de trouver la formule la mieux adaptée à ses besoins.
S’occuper des démarches administratives
En plus des démarches logistiques, il est important de réaliser le bon nombre de relevés et de démarches administratives liées à cette opération. Il est nécessaire de vérifier auprès du service externe qui s'occupe des déménagements que toutes les formalités administratives ont bien été réalisées.
Communiquer sur la nouvelle adresse de l’entreprise
Avant le grand départ, il est indispensable d'annoncer le déménagement et d'envoyer la nouvelle adresse de l’entreprise à tous ses interlocuteurs, ainsi qu'à tous les destinataires des informations commerciales telles que les clients, les fournisseurs et les partenaires. Les informations concernant le déménagement doivent également être communiquées aux collaborateurs et responsables, et une date précise du déménagement doit être communiquée.
Faire le ménage dans les locaux
Il est important de bien préparer les locaux à l'occasion du déménagement. Tout le matériel doit donc être correctement trié et le lieu devra être nettoyé dans sa totalité, afin qu'aucun élément ne soit laissé au hasard. La stabilité physique des bureaux et des meubles devra également être peaufinée afin de limiter leur endommagement lors du déplacement.
Transfert informatique et aménagement des bureaux dans les nouveaux locaux
Une fois les bureaux et le matériel arrivés dans les nouveaux locaux, il est nécessaire de penser au rassemblement et à l’installation du matériel informatique, du matériel de bureau et du mobilier. Une fois cette étape réalisée, il est temps de penser à l'aménagement des locaux. Afin de créer une atmosphère de travail saine et paisible, il est important de bien déployer les équipements, les bureaux et le matériel dans les nouveaux locaux.
Un déménagement d'entreprise peut s'avérer long et compliqué et requiert toute une organisation. Anticiper le déménagement bien à l'avance et en faire part à l'ensemble du personnel est important pour le bon déroulement de ce processus. Établir un plan détaillé des tâches à réaliser, comparer les devis et s'assurer d'accomplir les démarches nécessaires représente des étapes indispensables à la préparation de ce déménager. Il est également conseillé de communiquer sur la nouvelle adresse de l’entreprise et de bien préparer les anciens locaux avant le grand départ. Assurer le transfert informatique et l’aménagement dans les nouveaux locaux clôturera le processus du déménagement.